Los 11 pasos del ciclo OC → CFDI
El flujo completo, tal como opera en una comercializadora industrial mexicana:
- Cotización solicitada: el cliente pide un producto o servicio. Se solicita cotización al proveedor.
- Cotización recibida: el proveedor manda su cotización (PDF, correo, WhatsApp).
- OC generada: se crea la orden de compra en QuickBooks o el ERP fiscal.
- OC firmada: el responsable autoriza la OC con firma digital.
- OC enviada al proveedor: el proveedor recibe la OC firmada.
- Pago procesado: se paga al proveedor (transferencia, tarjeta corporativa).
- CFDI del proveedor recibido: el proveedor timbra y manda el CFDI.
- CFDI archivado: se guarda XML y PDF en Drive/Dropbox con nomenclatura estándar.
- CFDI de venta al cliente generado: se emite el CFDI de venta con el PAC configurado.
- CFDI enviado al cliente: se manda por correo con XML y PDF.
- Registro contable: ingreso y gasto se registran en QuickBooks.
En una operación manual, este ciclo consume 20-40 minutos por caso. En una operación automatizada, el 90% de las tareas se hacen sin intervención humana.
Roles: quién hace qué
La automatización se distribuye entre dos empleados digitales:
- [Nala](/empleados/nala), facturación: valida datos fiscales, timbra CFDIs con el PAC del cliente, archiva XML y PDF, emite complementos de pago, envía al cliente
- [Nox](/empleados/nox), dirección: coordina el flujo entre pasos, escala al humano lo que requiere autorización, revisa consistencia y detecta atascos
El operador humano interviene solo cuando: (a) se necesita autorizar montos grandes, (b) hay excepciones fuera del template configurado, (c) se necesita decisión comercial. El 80-90% del ciclo corre sin humano.
Integraciones necesarias
Un ciclo OC-CFDI automatizado necesita tres integraciones core:
- [QuickBooks Online o CONTPAQi](/glosario/contpaqi-comercial): donde vive la OC, la contabilidad y las cuentas por cobrar/pagar
- [PAC](/glosario/pac) del cliente: Facturama, Solución Factible u otro autorizado. Cada timbre se paga al PAC según su tarifa
- Drive / Dropbox / OneDrive: para archivar XMLs y PDFs con estructura por cliente/mes/tipo
Adicionalmente conviene tener correo (para envío al cliente) y WhatsApp entrante (para recibir cotizaciones de proveedores por chat).
Automatización paso a paso
Paso 1-2: cotización y recepción
La cotización del proveedor puede llegar por correo, WhatsApp o llamada. El empleado digital extrae los datos clave (proveedor, producto, precio, plazo) del texto o el PDF y los registra en el sistema.
Paso 3-5: OC generada, firmada y enviada
La OC se genera automáticamente en QuickBooks con los datos capturados. Se manda a firma digital al responsable configurado (típicamente el dueño para montos grandes; se puede autorizar automáticamente hasta un umbral). Una vez firmada, se envía al proveedor por correo.
Paso 6: pago
El pago sigue siendo humano (transferencia bancaria o tarjeta corporativa). El empleado digital prepara la propuesta de pagos con los CFDIs pendientes agrupados por proveedor y la envía al operador de tesorería.
Paso 7-8: CFDI del proveedor
Cuando el proveedor manda el CFDI, Nala lo valida (RFC, monto, uso), lo registra en QuickBooks como gasto y lo archiva en Drive con nomenclatura estándar (`YYYY-MM/proveedor/UUID.xml`).
Paso 9-10: CFDI de venta al cliente
Cuando el cliente autoriza la venta o el pedido se cierra, Nala genera el CFDI de venta con el PAC del cliente. Valida el RFC, el uso de CFDI, y el régimen fiscal antes de timbrar. Después envía XML y PDF al correo del cliente.
Paso 11: registro contable
Cada movimiento (OC, pago, CFDI recibido, CFDI emitido) se registra automáticamente en QuickBooks o el ERP. El contador solo revisa y cierra el periodo.
Manejo de excepciones
No todo el ciclo es feliz. Los casos que requieren intervención humana:
- Datos fiscales del cliente incompletos o inválidos: Nala escala al operador para pedirlos al cliente
- Montos que exceden el umbral autorizado: Nox pide autorización al dueño antes de generar la OC
- Complementos especiales (pagos, comercio exterior, cartas porte): pueden requerir configuración adicional
- Cancelaciones de CFDI: los motivos válidos SAT requieren validación humana antes de ejecutar
Estas excepciones se escalan con contexto completo al humano correcto (operador, contador, dueño). Nada se pierde en un limbo.
Métricas típicas de una operación automatizada
Datos observados en operaciones de comercializadoras y constructoras que ya operan con Centinelia:
- Tiempo del ciclo OC-CFDI: baja de 20-40 minutos manuales a 3-5 minutos de intervención humana total
- Errores de timbrado: bajan de 3-8% (RFC mal, uso equivocado, monto incorrecto) a menos del 0.5%
- Retraso de facturación: baja de 5-15 días promedio a mismo día en 85% de los casos
- Cuentas por cobrar vencidas: bajan entre 20% y 40% por facturación puntual
- Costo operativo del departamento de facturación: baja entre 40% y 60%
Setup para una constructora o comercializadora nueva
- Día 1-2: conexión con QuickBooks o CONTPAQi. Carga de catálogo de proveedores, clientes y productos.
- Día 3: conexión con el PAC del cliente y prueba de timbrado con un CFDI de prueba.
- Día 4-5: configuración de reglas de negocio (umbrales de autorización, uso de CFDI por cliente, políticas de cobro).
- Día 6-7: piloto con 5-10 casos reales supervisados por el equipo humano. Ajuste de reglas.
- Día 8+: operación normal con revisión semanal de casos escalados.
Después de la primera semana, la operación se estabiliza y el equipo humano puede reasignarse a tareas de mayor valor.